Chuyển đổi số

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Thọ Văn

Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, người dân có thể gặp trường hợp hồ sơ đã được gửi nhưng sau khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện một số nội dung hoặc thành phần hồ sơ.

Việc hồ sơ được yêu cầu bổ sung, hoàn thiện là một tình huống có thể phát sinh trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và chưa phải là căn cứ để người dân cho rằng hồ sơ đã bị từ chối. Người dân cần đọc kỹ nội dung thông báo và thực hiện việc bổ sung theo đúng hướng dẫn. Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử hiện được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật ngày càng cụ thể, đồng bộ hơn. Đáng chú ý, ngày 05/8/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Nghị định số 310/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Hai nghị định có hiệu lực từ ngày 05/8/2026, tiếp tục hoàn thiện cơ sở pháp lý cho việc giải quyết thủ tục hành chính theo hướng hiện đại, thuận tiện và tăng cường ứng dụng dữ liệu, công nghệ số.

Khi nào người dân có thể nhận được yêu cầu bổ sung hồ sơ?

Mỗi thủ tục hành chính có thành phần hồ sơ, yêu cầu và điều kiện thực hiện khác nhau. Trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết, nếu hồ sơ chưa bảo đảm theo yêu cầu của thủ tục, người dân có thể được thông báo để bổ sung, hoàn thiện.

Một số nguyên nhân thường gặp có thể là: hồ sơ chưa đầy đủ thành phần theo quy định; thông tin kê khai chưa chính xác hoặc chưa thống nhất; tài liệu điện tử chưa rõ hoặc chưa thể hiện đầy đủ nội dung cần thiết; hoặc hồ sơ cần được hoàn thiện thêm theo yêu cầu của thủ tục đang thực hiện.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, người dân nên đọc kỹ thành phần hồ sơ và hướng dẫn thực hiện của từng thủ tục. Không nên sử dụng một cách chuẩn bị hồ sơ giống nhau cho tất cả các thủ tục.

Khi nhận được yêu cầu bổ sung, người dân nên làm gì?

Thứ nhất, đọc kỹ nội dung yêu cầu bổ sung

Người dân cần xác định rõ cơ quan giải quyết yêu cầu bổ sung nội dung hoặc giấy tờ nào. Đây là bước quan trọng để tránh bổ sung thiếu hoặc bổ sung không đúng yêu cầu.

Thứ hai, kiểm tra lại hồ sơ đã gửi

Đối chiếu nội dung yêu cầu với các giấy tờ, thông tin đã kê khai và tài liệu đã tải lên hệ thống. Qua đó xác định chính xác phần nào còn thiếu, chưa rõ hoặc cần điều chỉnh.

Thứ ba, bổ sung đúng nội dung được yêu cầu

Người dân cần chuẩn bị, hoàn thiện các giấy tờ hoặc thông tin theo hướng dẫn và thực hiện việc bổ sung theo phương thức mà hệ thống hoặc cơ quan giải quyết hướng dẫn.

Đối với tài liệu điện tử, cần kiểm tra kỹ chất lượng tệp trước khi gửi, bảo đảm nội dung rõ ràng, đầy đủ và có thể đọc được.

Thứ tư, kiểm tra lại trước khi gửi bổ sung

Sau khi hoàn thiện, người dân nên kiểm tra một lần nữa các thông tin, tài liệu và nội dung đã bổ sung để hạn chế sai sót.

Thứ năm, tiếp tục theo dõi tình trạng hồ sơ

Việc bổ sung hồ sơ không phải là bước cuối cùng. Sau khi hoàn thiện, người dân cần tiếp tục theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ để kịp thời nắm bắt kết quả hoặc những yêu cầu phát sinh trong quá trình giải quyết.

Không nên vội nộp hồ sơ mới khi hồ sơ đang được yêu cầu bổ sung

Một tình huống người dân có thể gặp là khi nhìn thấy trạng thái hồ sơ yêu cầu bổ sung thì cho rằng hồ sơ cũ không còn giá trị và lập ngay một hồ sơ mới.

Trong nhiều trường hợp, cách làm này có thể khiến người dân mất thêm thời gian và phải thực hiện lại những thao tác không cần thiết.

Vì vậy, khi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung, trước hết người dân cần kiểm tra kỹ nội dung thông báo và thực hiện bổ sung theo đúng hồ sơ đang được giải quyết. Khi chưa rõ phải thao tác như thế nào, người dân có thể liên hệ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã để được hướng dẫn.

Thực hiện đúng ngay từ đầu để hạn chế phải bổ sung hồ sơ

Để quá trình giải quyết thủ tục hành chính được thuận lợi, người dân nên hình thành một số thói quen đơn giản:

- Tìm hiểu kỹ thủ tục hành chính trước khi thực hiện.

- Kiểm tra đầy đủ thành phần hồ sơ theo hướng dẫn.

- Kê khai thông tin chính xác, thống nhất với giấy tờ liên quan.

- Chụp hoặc quét tài liệu rõ ràng, đầy đủ.

- Kiểm tra các tệp đã tải lên trước khi gửi hồ sơ.

- Sau khi nộp, chủ động theo dõi trạng thái và thông báo của hồ sơ.

- Khi được yêu cầu bổ sung, thực hiện đúng nội dung và thời gian theo hướng dẫn.

Những thao tác tưởng như đơn giản nhưng nếu được thực hiện đầy đủ sẽ góp phần hạn chế sai sót, giảm thời gian hoàn thiện hồ sơ và hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần.

Chuyển đổi số không chỉ là nộp hồ sơ trực tuyến

Nghị định 310/2026/NĐ-CP nhấn mạnh việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, trong đó có việc khai thác, sử dụng dữ liệu đã có để giảm yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin, giấy tờ khi dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ và có thể khai thác. Nghị định 309 cũng tiếp tục hoàn thiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính.

Chuyển đổi số không phải bắt người dân tự làm nhiều hơn, mà là giúp người dân làm thủ tục thuận tiện hơn.

Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thọ Văn đồng hành cùng người dân

Thực hiện chủ trương cải cách hành chính, chuyển đổi số và lấy người dân làm trung tâm phục vụ, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thọ Văn tiếp tục chú trọng hướng dẫn, hỗ trợ người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Đối với những người chưa quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến, cán bộ, công chức Trung tâm sẵn sàng hướng dẫn từ việc kiểm tra thành phần hồ sơ, kê khai thông tin, chuẩn bị tài liệu điện tử đến theo dõi quá trình giải quyết.

Đặc biệt, khi người dân gặp trường hợp hồ sơ được yêu cầu bổ sung, Trung tâm sẽ hướng dẫn để người dân hiểu rõ nội dung cần hoàn thiện, thực hiện đúng yêu cầu và hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Mỗi hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác ngay từ đầu là một bước để rút ngắn quá trình giải quyết. Mỗi người dân biết cách kiểm tra, bổ sung và theo dõi hồ sơ trên môi trường điện tử là thêm một bước tiến trong quá trình hình thành kỹ năng số và thói quen sử dụng dịch vụ công.

Hiểu đúng yêu cầu – bổ sung đúng nội dung – theo dõi đúng quy trình, người dân sẽ chủ động hơn trong giải quyết công việc của mình.

Cải cách hành chính chỉ thực sự thành công khi những quy định, quy trình và công nghệ mới tạo ra sự thuận tiện cụ thể cho người dân. Với phương châm lấy người dân làm trung tâm, lấy sự thuận tiện làm mục tiêu và lấy sự hài lòng làm thước đo, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thọ Văn tiếp tục đổi mới phương thức phục vụ, đồng hành cùng Nhân dân trong thực hiện thủ tục hành chính ngày càng nhanh chóng, công khai, minh bạch và hiệu quả.

Hồ sơ cần bổ sung – bình tĩnh kiểm tra, bổ sung đúng và tiếp tục theo dõi!